Todo sobre VeriFactu

Qué es VeriFactu (sin tecnicismos raros)

VeriFactu es el marco legal que marca cómo deben funcionar los programas de facturación en España según el Real Decreto 1007/2023. No es un programa concreto: es la forma correcta en la que tu software debe:

• Generar un registro de facturación por cada factura.
• Crear una huella digital (hash) que impida borrar o alterar facturas sin dejar rastro.
• Encadenar cada registro con el anterior para asegurar la trazabilidad.
• Registrar eventos: altas, anulaciones, errores, rectificaciones…
• Incorporar un código QR VeriFactu en la factura cuando proceda.

Todo esto sucede por debajo, en el sistema. Tu trabajo es elegir una solución que ya venga adaptada y usarla de forma coherente en TODO tu flujo de facturación.

A quién afecta VeriFactu (y a quién no)

Afecta, en la práctica, a casi cualquiera que emita facturas en España:

• Autónomos de cualquier actividad económica.
• PYMES y empresas con uno o varios puntos de facturación.
• Asesorías y despachos que gestionan facturas para sus clientes.
• Negocios con TPV, ERP, e-commerce u otros sistemas conectados que generen facturas.

Quedan fuera solo aquellos casos donde no hay obligación de emitir factura o no se usa un sistema informático de facturación como tal. Pero la filosofía es clara: cualquier factura que tenga impacto fiscal debe pasar por un Sistema Informático de Facturación (SIF) conforme a la norma.

Calendario y por qué no conviene esperar al último BOE

El despliegue de VeriFactu se mueve entre 2025 y 2026, con obligación progresiva según tipo de negocio y normativa complementaria. Hay dos ideas clave:

• Primero, el software debe adaptarse y su fabricante emitir una declaración responsable de cumplimiento.
• Después, tú tendrás que estar facturando realmente con un SIF conforme en tu día a día.

La jugada inteligente no es esperar a la última fecha posible, sino empezar a trabajar ya con un sistema que siga la lógica de VeriFactu. Así, cuando llegue la obligación formal, tú ya estarás en rutina.

Pasos previos: Hacienda, certificados y elección de software

Antes de emitir tu primera factura bajo el paraguas de VeriFactu, conviene dejar resueltas tres cosas:

4.1 Identidad digital en regla

Necesitarás certificado digital, DNIe o Cl@ve en condiciones para operar en la sede de la AEAT, gestionar apoderamientos y, en su caso, usar aplicaciones oficiales.

4.2 Software que cumpla el Reglamento

Tu proveedor de software debe haber emitido una declaración responsable como SIF conforme a VeriFactu. Eso significa que se compromete a cumplir los requisitos de integridad, trazabilidad y conservación de registros.

Como usuario, lo mínimo es pedir esa declaración y guardarla. En una inspección puede ser una pieza clave para demostrar que tu sistema era adecuado.

4.3 Decidir quién se conecta con Hacienda

Puedes:

• Conectarte directamente con la AEAT usando tus propios certificados.
• Delegar en tu asesoría o en un proveedor tecnológico que actúe en tu nombre.

En ese caso se usan apoderamientos y esquemas de colaboración social para que ese tercero pueda remitir información por ti, pero el obligado tributario sigues siendo tú.

¿Hay que “dar de alta” el programa en Hacienda?

No hay un botón en la sede que diga “registrar mi software de facturación”. El esquema es:

• El fabricante declara ante la AEAT que su sistema cumple (declaración responsable).
• Tú eliges uno de esos sistemas y lo usas para toda tu facturación.
• Si un tercero envía datos por ti, se configura el apoderamiento correspondiente entre vuestro NIF/CIF.

En la práctica, “autorizar el software” significa: usar un SIF conforme y dejar bien configurada la relación entre tu negocio, tu asesoría (si la hay) y la AEAT.

Qué pasa exactamente cuando emites una factura con VeriFactu

Desde fuera, tú “solo ves” una factura más. Pero por dentro, un sistema compatible con VeriFactu hace esto:

1. Creas la factura
   Cliente, conceptos, base, impuestos, forma de pago… como siempre.
2. El sistema genera el registro de facturación
   Una especie de ficha técnica con los datos clave de esa factura, su fecha y hora exactas, etc.
3. Se calcula la huella digital (hash)
   Esa huella identifica la factura de forma única y se encadena con el registro anterior.
4. Se guarda la evidencia
   El registro, la huella y la relación con el registro previo quedan almacenados de forma segura y trazable en la base de datos del sistema.
5. Se genera el código QR VeriFactu
   Ese QR permitirá verificar la información según el estándar definido por la AEAT.
6. En modalidad VERI*FACTU, se envía el registro a la AEAT
   El sistema remite la información y recibe una respuesta de aceptación o error.

Todo este flujo es automático. Tu responsabilidad es trabajar siempre dentro del sistema (no emitir facturas “por fuera” en Excel, por ejemplo).

Modalidad VERI*FACTU vs modalidad no verificable

VeriFactu define dos grandes formas de trabajar con los registros de facturación:

Modalidad VERI*FACTU

• El sistema envía los registros de facturación a la AEAT casi en tiempo real.
• La factura puede incluir una mención del tipo “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
• Parte de la carga de conservación y contraste de información recae en la propia AEAT.

Modalidad no verificable

• No hay envío automático, pero el sistema debe seguir generando y encadenando registros.
• Debes garantizar integridad, trazabilidad, legibilidad y exportabilidad para inspecciones durante todo el periodo de prescripción.

verifactu.co está pensado para que puedas trabajar con la lógica de VeriFactu de forma flexible, adaptando la modalidad a la realidad de tu negocio y a la evolución de la normativa.

VeriFactu no es lo mismo que factura electrónica

Es una de las confusiones más habituales. Resumen rápido:

• La factura electrónica habla del formato (por ejemplo Facturae, XML) y del canal de intercambio entre empresas o con la Administración.
• VeriFactu habla de cómo tu sistema genera, registra, encadena y, si procede, envía información de las facturas a la AEAT.

Puedes emitir factura electrónica y no estar cumpliendo VeriFactu, y también al revés. Lo razonable es que la solución que uses combine ambas capas: formato + cumplimiento técnico.

Qué exige la norma al software y qué te exige a ti

El peso técnico recae en el sistema, pero la responsabilidad fiscal es tuya. Hay dos bloques:

Lo que se exige al software (SIF)

• Registro de facturación por cada factura y evento relevante.
• Huella digital encadenada que impida alteraciones silenciosas.
• Imposibilidad de borrar registros sin rastro verificable.
• Exportación legible de registros y eventos para auditorías.
• Conservación y accesibilidad durante los plazos de prescripción.
• Uso de QR y leyendas obligatorias cuando corresponda.
• Declaración responsable del fabricante disponible y actualizada.

Lo que se te exige a ti como negocio o asesoría

• Elegir y utilizar solo software que cumpla VeriFactu y guardar la documentación que lo acredita.
• No mantener “sistemas en la sombra” con facturación paralela.
• Conservar facturas y registros en las condiciones legales exigidas.
• Formalizar bien los apoderamientos cuando un tercero actúa por ti.

Buenas prácticas que recomendamos desde verifactu.co

• Revisión mensual de evidencias: comprobar rangos de facturas, estados y posibles incidencias.
• Copia cifrada externa de los registros de facturación, independiente de tu servidor principal.
• Roles y permisos claros dentro de tu equipo: quién puede emitir, anular o rectificar, y quién solo consulta.
• Formación interna mínima: que el equipo entienda qué es VeriFactu y qué prácticas ya no son aceptables.
• Para asesorías: definir criterios homogéneos por cliente sobre qué modalidad usar y cómo gestionar apoderamientos.

Son detalles sencillos, pero marcan la diferencia entre “ir apagando fuegos” o tener un entorno de facturación ordenado, auditable y defendible.

Cómo te ayuda verifactu.co a cumplir VeriFactu sin dramas

verifactu.co nace para que autónomos, PYMES y asesorías puedan cumplir con VeriFactu sin rehacer de cero todos sus procesos. La idea es sencilla:

• Registrar y encadenar todas tus facturas con evidencias internas robustas.
• Preparar la comunicación con la AEAT según avance el calendario oficial y se concreten los detalles técnicos.
• Facilitar el trabajo multiempresa y multi-CIF para asesorías y grupos.
• Ofrecer paneles claros para ver evidencias, estados y posibles errores de un vistazo.

Puedes empezar con un plan pequeño, probar con un volumen reducido de facturas y escalar después. Sin permanencias raras y con la tranquilidad de que tu sistema habla el lenguaje que Hacienda espera.

La tecnología cambia, la normativa también. La idea es que tu sistema se adapte en segundo plano, no que tengas que reinventar tu negocio cada vez que hay un nuevo Real Decreto.